Газета Национального исследовательского
Томского политехнического университета
Newspaper of National Research
Tomsk Polytechnic University
16+
Основана 15 марта 1931 года  ♦  FOUNDED ON MARCH 15, 1931
Архив номеров Поиск

Семинар на актуальную тему

В Национальном исследовательском Томском политехническом университете 8 сентября 2011 года состоялся двойной праздник. По Указу Президента России № 1101 «О Дне финансиста» в первый раз официально отметили свой профессиональный праздник сотрудники финансово-экономических структур ТПУ.

Дата не случайна, ведь именно в этот день манифестом императора Александра I в 1802 году было основано Министерство финансов. Восьмого сентября нынешнего года, согласно приказу ректора ТПУ № 7072, в Международном культурном центре прошёл семинар на тему «Совершенствование системы документооборота и нормативно-правовой базы ТПУ», целью которого было обучение работников структурных подразделений, отвечающих за прохождение финансовой и экономической документации, а также за поступление, хранение и использование основных средств и материальных запасов. Это уже третья встреча руководства Управления по финансово-экономической деятельности с сотрудниками университета, непосредственно работающими с финансовыми документами. Задачей данного семинара были вопросы повышения эффективности использования средств федерального бюджета и внебюджетных средств, а также оптимизация налоговой базы.

За весенне-летний период текущего года Финансово-экономическим управлением совместно с УМТО, ЦФХК, отделом кадров и Управлением по информатизации подготовлено порядка десяти новых регламентов и положений, регулирующих финансово-экономическую деятельность всего университета. Приказами ректора ТПУ утверждены: Регламент прохождения оплаты счетов; Регламент приобретения товаров (работ, услуг) по одноименным товарам за наличные денежные средства; Положение о служебных командировках ТПУ; Регламент прохождения документов, связанных со списанием материальных запасов на выполнение работ по ремонту объектов ТПУ; Положение о порядке поступления, хранения и использования основных средств и материальных запасов, а также другие нормативные документы. Ознакомиться с ними можно на корпоративном сайте Томского политехнического университета.

Семинар проходил под руководством проректора по финансово-экономической деятельности профессора Г.А. Барышевой. Был рассмотрен целый тематический блок, связанный с надлежащим оформлением и порядком прохождения документов в ТПУ, включающий в себя оформление финансовых документов с связи с изменением наименования (проректор по ФЭД Г.А. Барышева); порядок прохождения документов через «единое окно» (начальник ООД Н.П. Лялькова); новое в оформлении листков нетрудоспособности (и.о. начальника отдела кадров О.В. Иванова); порядок поступления, хранения и использования основных средств и материальных запасов в ТПУ (первый заместитель главного бухгалтера Т.Е. Спавлина); порядок работы комиссии по списанию, приёмке основных средств и материальных запасов, состав и основные полномочия комиссии, правила приёмки товарно-материальных ценностей (начальник УМТО М.В. Пономаренко); порядок прохождения оплаты счетов, требования к оформлению документов на оплату (начальник ПФО Е.В. Качина); порядок приобретения товаров и услуг по одноименным группам без заключения государственного контракта по счетам и за наличные денежные средства (начальник УМТО М.В. Пономаренко); документооборот при проведении ремонтно-строительных работ в ТПУ, порядок прохождения документов и нормативы списания материалов при проведении ремонтно-строительных работ (начальник ЦФХК Л.В. Смольникова); развитие электронного документооборота, ведение единого реестра договоров и оформление документов на командировку в информационной среде ТПУ, механизм контроля исполнения поручений (начальник УИ К.Г. Квасников).

По окончании докладов к руководству поступило множество вопросов, связанных с тематикой семинара. Они позволили обозначить своего рода «контрольные точки», по которым можно судить о состоянии всей системы в целом. Вот наиболее актуальные вопросы и ответы на них.

– Как известно, официальное наименование университета недавно изменилось. Не могли бы Вы пояснить конкретно для финансовых документов: как нас теперь называть?

– Действительно, с 8 июля 2011 года изменился статус нашего университета. Теперь полное наименование вуза на одном дыхании выговорить сложнее: Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Национальный исследовательский Томский политехнический университет». В официальных документах допустимо использовать только 4 сокращенных названия: ФГБОУ ВПО НИ ТПУ, Национальный исследовательский Томский политехнический университет, Томский политехнический университет, ТПУ. Наиболее предпочтительными для оформления финансовой документации являются два последних.

Сотрудникам университета, оформляющим первичную документацию, необходимо тщательно проверять реквизиты платежных документов от поставщиков и подрядчиков, в частности, счетов-фактур, товарных накладных, актов выполненных работ, справок КС-2, КС-3 и т.д. Постоянным поставщикам, в информационные базы которых внесено старое название университета, нужно официально сообщить об изменении наименования ТПУ. Аналогичное требование предъявляется к оформлению так называемых встречных документов, которые сотрудники университета готовят для покупателей и заказчиков. Документы с неправильно указанными реквизитами к учёту бухгалтерией ТПУ не принимаются – таково требование Министерства финансов РФ.

– В конце июня с.г. утверждены новые формы листков нетрудоспособности. На что конкретно следует обратить внимание при оформлении больничных?

– Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ № 624н от 29.06.2011 г. «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности» внесены следующие изменения: согласно новому порядку, руководители структурных подразделений в разделе «Заполняется работодателем» больше ничего не заполняют и не визируют. Выданный медицинским учреждением листок нетрудоспособности через ответственное лицо структурного подразделения (табельщика) передаётся инспектору отдела кадров ТПУ под роспись в соответствующем журнале.

Поскольку работодатель несёт ответственность за достоверность указанных в листках нетрудоспособности сведений, сотрудникам ТПУ при получении больничных необходимо обратить внимание на правильность оформления раздела «Заполняется врачом медицинской организации»: в графе «Место работы, наименование организации» должно быть указано: ТПУ.

Соответствующая справка разослана 27 июля 2011 г. во все медицинские учреждения г. Томска. Записи выполняются заглавными печатными буквами гелевой или капиллярной ручкой, пастой чёрного цвета, либо с применением печатного устройства. Они не должны соприкасаться с границами ячеек или выступать за их пределы. Печати медицинских учреждений также не должны попадать на ячейки информационного поля.

По всем вопросам, касающимся проверки листков нетрудоспособности, можно обратиться в отдел кадров или в бухгалтерию университета.

– Можно ли оформить пакет документов на командировку сотрудника университета и передать их в «единое окно» ООД без заявления на аванс, если авансирование командировочных расходов не требуется?

– Можно. В этом случае формируется пакет документов без заявления на аванс.

– Где можно получить мел для нужд подразделения?

– Мел и другие расходные материалы можно получить на складе, предварительно согласовав заявку на выдачу материальных ценностей. В случае отсутствия на складе необходимых товаров или материалов следует осуществить их закупку в установленном порядке.

– Возможно ли централизованное приобретение групп одноименных товаров и услуг определенными подразделениями университета?

– Обсуждение данного вопроса намечено в ближайшее время. Частично этот принцип уже реализован при формировании смет управлений в составе консолидированного бюджета ТПУ. К примеру, централизованная закупка ремонтно-строительных материалов ведется АХУ, издание и приобретение учебных пособий – Учебно-методическим управлением, размещение рекламы в СМИ курирует Управление по коммуникационной политике и т.д.

Приобретение одноименных товаров, работ и услуг без заключения государственного контракта на сумму, не превышающую для всего университета 100 тысяч руб. в квартал по одной группе номенклатуры, осуществляется на основании регламентов, утвержденных приказами ректора ТПУ № 42/од от 19.07.2011 г. и № 49/од от 05.08.2011 г.

Следует обратить внимание на то, что возможность оплаты расходов в пределах лимитов, утвержденных 94-ФЗ, крайне ограничена. В связи с этим подобные платежи являются резервом, использование которого возможно только в форс-мажорных ситуациях при проведении незапланированных мероприятий.

В целях сокращения зависимости ТПУ от экстренных оплат по счетам, необходимо проводить годовое планирование закупок с возможным ежеквартальным уточнением планов, а также осуществить централизацию и закрепление отдельных групп номенклатуры за подразделениями по их функциональной принадлежности. В качестве перспектив развития системы закупок для нужд ТПУ рассматривается вопрос возможной автоматизации процесса подачи заявок.

– При увольнении материально-ответственного лица ему необходимо передать материальные ценности на подотчёт. Но в подразделении нет ни других материально-ответственных лиц, ни свободных ставок. Единственная ставка занята увольняющимся сотрудником. Какие могут быть варианты решения вопроса?

– В данном случае возможно наделение материальной ответственностью другого сотрудника подразделения и передача ему материальных ценностей, а также временная передача материальных ценностей на ответственное хранение руководителю структурного подразделения с последующей их передачей вновь принятому сотруднику, с которым заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Конечно, невозможно в рамках одного отдельно взятого семинара рассмотреть все назревшие финансовые и хозяйственные проблемы, ведь в реальной работе они возникают ежедневно и ежечасно. Прошедший семинар, тем не менее, показал: обратные связи в финансово-экономической работе вуза налажены, они эффективно действуют, в настоящий момент поставлена задача их корректировки и интенсификации. Для нас это не просто красивые слова, это требование времени. Не секрет, что в ТПУ практически постоянно идут проверки налоговой инспекции и Федеральной службы финансово-бюджетного надзора, последняя из которых состоялась нынешним летом. Требования, предъявляемые к бухгалтерскому и финансовому учёту в национальном исследовательском университете, предельно высоки. Дело, однако, не только и не столько в этом.

Перефразируя классика, можно сказать: в вузе, как в человеке, всё должно быть прекрасно. По данным Министерства образования и науки РФ Томский политехнический признан вторым техническим университетом России, а также седьмым в перечне всех вузов страны. Помимо этого, согласно новому рейтингу QS World University Rankings, в 2011 году ТПУ впервые вошёл в число 700 лучших университетов мира. Лишь два технических вуза России удостоились чести попасть в данный топ-список. Это наш goodwill, наш задел на будущее, который ко многому обязывает. Повседневная финансово-экономическая деятельность, документооборот и бухгалтерский учёт в ТПУ являются, по сути, тем фундаментом, на основе которого выстроено на века красивое и надёжное здание Alma Mater для будущих поколений томских политехников.