Ученый совет начался довольно необычно...

Последний Ученый совет начался довольно необычно – первый проректор ТПУ А.И. Чучалин, как он сказал, «для разрядки» прочитал стихотворение, посвященной одной из главных тем обсуждения – развитию Системы менеджмента качества в ТПУ:

Стих носит актуальное название:

«Постамент Менеджменту качества»

«Уже три года пролетели,
как ректор подписал приказ.
За днями дни, бегут недели,
и менеджмент торопит нас.
Мы не по кругу, по ступеням
движение вперед вершим.
Чтобы грядущим поколеньям
помочь добраться до вершин.
А ТПУ нас не забудет
и возведет он постамент.
И общим памятником будет
рожденный в муках менеджмент».

Автор этих строк - доцент ИГНД А.К.Полвенко, управляющий по менеджменту качества.

Затем перешли к более серьезным вопросам. Александр Иванович рассказал, что вопрос о развитии СМК последний раз на Ученом совете обсуждался в ноябре предыдущего года. В нынешнем же году, уже на основании имеющегося опыта, его рассмотрели более пристально: был проведен мониторинг, изучено общественное мнение академического и студенческого сообщества политехников. На основе полученных данных создан документ, который и был предложен членам Ученого совета на рассмотрение и утверждение. По ходу доклада первый проректор давал свои комментарии.

Итак:

Система менеджмента качества (СМК) ТПУ на основе стандарта ISO 9001:2000 развивалась и развивается с основными целями:

1. Реальное повышение качества основных продуктов деятельности университета — научных исследований, образовательных услуг и подготовки специалистов за счет улучшения организации и управления основными процессами.
   
   Иногда, - как сказал Александр Иванович, - к СМК предъявляется много неоправданных требований, требуют рассматривать ее с точки зрения ресурсов кадрового персонала и так далее. Однако, мы пока говорим только о менеджменте, об управлении процессами деятельности.
2. Обеспечение международного признания качества основных продуктов деятельности университета — научных исследований, образовательных услуг и подготовки специалистов за счет сертификации системы менеджмента качества (СМК) по стандарту ISO 9001:2000.

За последние годы Томский политехнический университет прошел несколько основных этапов. С 1999 по 2000 год адаптировали требования стандарта ISO 9001 к основным процессам в вузе и разработали Политику и Руководство по качеству ТПУ. С 2000 по 2001 год создали и сертифицировали СМК в 6 пилотных подразделениях: ИЭФ, АВТФ, ИМО, ЦАМ, ССЦ (как образ. центр), НИИ ИН. В 2001 и 2002 годах СМК создана и сертифицирована еще в 8 подразделениях: ЭФФ, ГФ, ЭЛТИ, ИЯК, MМЕН, ИДО, ССЦ (как консалт. бюро), НИИ ЯФ. С 2002 по 2003 год СМК создана в 4 подразделениях: Бухгалтерия, ПЭО, OК, ООД, подготовка к сертификации СМК шла в 7 структурных подразделениях: ИГНД, ТЭФ, ХТФ, Вузсервис, ЦДП+ ЦПК, НТБ, НИИ ВН.

За это время получены следующие результаты: уже созданы и сертифицированы СМК 14 подразделений, проверка ряда подразделений (семи) идет полным ходом. Созданные СМК подразделения функционируют и улучшают организацию и управление основными процессами в университете.

Для оценки отношения профессорско-преподавательского состава ТПУ к Системе менеджмента качества ТПУ ISO 9001 в сентябре этого года было проведено социологическое исследование. Цели исследовании: определение степени информированности о СМК ТПУ; выявление мнения об изменениях качества за счет СМК ТПУ ISO 9001, получение оценки работы уполномоченных по качеству; выявление проблемы и изучение предложений по развитию СМК ТПУ ISO 9001.

Объектом исследования выступил профессорско-преподавательский состав факультетов, прошедших и готовящих сертификацию СМК (ИЭФ, АВТ - 2001г., ЭФФ, ГФ – 2002 г.,ТЭФ, ИГНД - 2003 Г.). Кроме этого, интересовало отношение представителей ППС, отличающихся по должностям и стажу работы. Всего было опрошено 117 респондентов.

Сделаны следующие выводы:

Большинство ППС (процентов 60), по их мнению, обладает полной информацией о целях и задачах СМК ТПУ ISO 9001, политике качества факультета и документах СМК. Однако, менее половины ППС (процентов 30-40) информированы о результатах функционирования СМК ТПУ ISO 9001. Если сравниватъ результаты исследования 2003 года в части информированности ППС о СМК ТПУ ISO 9001 (~ 60%) с результатами аналогичного исследования 2002 г. (~30%), очевидна положительная динамика вовлеченности ППС в СМК.

Большинство ППС считает, что функционирование СМК ТПУ ISO 9001, в целом, положительно сказывается на организации и управлении процессами на факультетах.

Также большинство отметило, в основном, «внешние преимущества» создания СМК ТПУ ISO 9001.

Абсолютное большинство ППС (85%) ставят в прямую зависимость эффективность СМК ТПУ ISO 9001 от материальной заинтересованности сотрудников в ее функционировании. И это неправильно. Система менеджмента качества создается для того, чтобы улучшить работу на каждом рабочем месте, а не «выдумывать» новую работу, за которую потом необходимо выплачивать дополнительные деньги.

Примерно 90% ППС считают, что СМК ТПУ ISO 9001 излишне документирована. Это произошло потому, что на начальной стадии ТПУ старался выполнить работу как можно более пристрастно. Сейчас, узнав конкретные требования аудиторов, можно будет уйти от излишнего обилия бумаг. Примерно 60% ППС считают, что СМК ТПУ ISO 9001 носит формальный характер. На это можно посмотреть с равных сторон: если работа и СМК действуют отдельно - то действительно характер ее будет формален, но нужно понимать, что сама система носит характер формализации процесса, и это очень результативно.

Работе уполномоченных по качеству на факультетах и кафедрах дана оценка в пределах 3.7- 4.4

Примерно 90% ППС пока не считаем, что качество подготовки специалистов улучшилось в связи с созданием СМК ТПУ ISO 9001. Но оно и не может мгновенно улучшиться, потому что на качество влияет множество и других факторов: материальная база, кадровый состав и так далее, поэтому, конечно же, будет некое запаздывание.

Были отмечены следующие недостатки СМК ТПУ:

• недостаточное развитие материальной базы учебного процесса. Однако, как уже отмечалось выше, это не имеет отношения к системе;
• СМК ТПУ ISO 9001 ориентирована «на внешние атрибуты». С этим можно согласиться, потому что внутри ее результаты пока слабо ощущаются;
• система функционирует формально и «автономно от основных процессов». Действительно, многие говорят о том, что система пока сама по себе, а работа - отдельно; - отнимает много времени у преподавателей. С этим необходимо разбираться и бороться. Иногда, пока перечень необходимых документов доходит до конкретного преподавателя, он зачастую вырастает до «снежного кома».
• недостаточное материальное стимулирование ППС. Про это речь уже шла: преподавателям никакой доплаты за введение СМК не будет; в отличие от уполномоченных по качеству;
• недостаточное обучение уполномоченных по качеству и ППС. Правильно отмеченный недостаток, потому что уполномоченные зачастую предъявляют разные требования;
• отсутствие информации о результатах функционирования СМК ТПУ ISO 9001.

Были получены и предложения по улучшению СМК ТПУ ISO 9001:

• улучшение материальной базы учебного процесса; повышение материальной заинтересованности ППС; улучшение системы обучения принципам СМК ТПУ; разработка критериев оценки качества труда ППС (хотя и существует система рейтиннга,по сути, ее итоги ни на чем не отражаются); сокращение бумажной работы преподавателей: связь СМК ТПУ ISO 9001 с реальными процессами; повышение информированности о СМК и результатах ее функционирования в ТПУ.

В опросе было исследовано и отношение студентов к СМК Томского политехнического:

Как объект исследования выступили студенты четвертых курсов факультетов, прошедших и готовящих сертификацию (АВТФ - 2001г., ЭФФ -2002 г., ТЭФ - 2003 г.). Всего опрошено 189 респондентов.

Выяснилось, что студенты университета совершенно недостаточно информированы о деятельности факультетов и ректората по созданию СМК ТПУ ISO 9001.

Лишь 25% студентов, по их мнению, хорошо информированы о деятельности деканатов и 4% - о деятельности ректората. Треть студентов (28%) ничего не знают о деятельности деканатов и более половины (56%) - о деятельности ректората.

Уже после проведенного исследования, в октябре 2003 года, в университете состоялся внутренний аудит СМК ТПУ ISO 9001 и мониторинг процессов ее развития. Аудит, в целом, показал готовность структурных подразделений к проведению сертификационного и надзорного аудита со стороны NQA в декабре 2003 года. В основном, подтвердилась информация, полученная в результате предварительных исследований, и наличие проблем, выявленных в процессе изучения мнения академического сообщества университета в сентябре.

Теперь мы имеем следующие предложения по развитию и улучшению СМК ТПУ ISO 9001 в 2004-2005 гг.

1. Активизировать распространение информации о СМК ТПУ ISO 9001, а также обучение и повышение квалификации персонала университета основным принципам Всеобщего управления качеством.
2. Считать задачей первостепенной важности адекватное описание и моделирование процессов, а также планирование деятельности структурных подразделений университета на основе соответствующих Положений с использованием измеряемых индикаторов, современных методик и программных средств.
3. Учитывая накопленный опыт; актуализировать, оптимизировать и упорядочить документацию СМК ТПУ ISO 9001 (Политика качества, Руководство по качеству, Документированные продедуры, Рабочие инструкции, Документы рабочего места сотрудника).
4. Разработать, согласовать и документировать СМК основных управлений университета (УУ, НУ АХЧ и др.), руководимых проректорами по основным направлениям деятельности.
5. Считать важнейшей задачу интеграции СМК структурных подразделений в СМК ТПУ ISO 9001.
6. Обратить особое внимание на соответствие документации СМК ТПУ ISO 9001 процессам, реализуемым управлениями, структурными подразделениями и сотрудниками университета.
7. Считать важнейшей задачей создание взаимосвязанных СМК структурных подразделений, обеспечивающих организационный и финансовый менеджмент (ПЭО, Бухгалтерия, OК, ООД), а также менеджмент ресурсов (Отдел маркетинга, Отдел снабжения и др.).
8. Обеспечить необходимую подготовку уполномоченных по качеству и внутренних аудиторов с целыо выработки единства требований к созданию СМК ТПУ ISO 9001 и мониторинга ее функционирования.
9. Создать Совет по менеджменту качества ТПУ как высший орган управления процессами создания, инсталяции и развития СМК ТПУ ISO 9001.
10. Активизироватъ использование возможностей компьютерно-сетевых технологий для развития и повышения эффективности функционирования СМК ТПУ ISO 9001.
11. Повысить уровень менеджерской подготовки деканов, зав. кафедрой и других структурных подразделений университета, в том числе в области СМК ТПУ ISO 9001.
12. Актуализировать и активизировать использование Положения о рейтинге профессорско-преподавательского состава университета как важнейшего стимула повышения качества работы преподавателей.
13. Подготовить к сертификации в 2004 г. СМК ФТФ, ЕНМФ, МСФ, ФОЦ, Инновационного центра ТПУ.

Задачи получены, и будем надеяться, что, как и прописано в КПР ТПУ, уже в ближайшее время в вузе накопится «критическая масса» сертифицированных подразделений, что позволит весь Томский политехнический «объять» СМК ТПУ ISO 9001.